Seperti yang diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal 13 ayat 1, sebagai badan publik, Sekretariat Daerah juga menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Melalui Keputusan Sekretaris Daerah Kota Balikpapan Nomor  490/599/HUMASPRO, Sekretaris Daerah menunjuk Kepala Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Balikpapan sebagai PPID, dengan kedudukan sebagai PPID Pembantu mengingat PPID Utama berada dalam kewenangan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Balikpapan.

Dalam menjalankan tugasnya PPID Pembantu Setdakot dibantu oleh Petugas Informasi yang berasal dari Bagian Humaspro Setdakot Balikpapan. Sedangkan untuk pemenuhan atau suplai informasi, PPID didukung oleh pejabat struktural dari 11 Bagian yang ada di Sekretariat Daerah.

PPID adalah Pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di badan publik dan bertanggungjawab langsung kepada penanggung jawab Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik selaku atasan PPID.

Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang bersangkutan yang ditunjuk dan/atau bertanggungjawab dalam memberikan tanggapan tertulis atas keberatan permohonan informasi publik yang diajukan oleh pemohon informasi.

Tugas PPID yaitu :

1. Merencanakan dan mengorganisasikan, melaksanakan dan mengawasi

2. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di badan publik

Fungsi PPID yaitu :

1. Penghimpunan, penataan dan penyimpanan informasi publik dari seluruh unit kerja di badan publik

2. Penyeleksian dan uji konsekuensi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik

3. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi